スカウトや応募の対応まで手が回らないときは、採用業務の代行を検討しよう|採用代行の発注ノウハウ

ローカルグローススタジオは、『地方企業にスタートアップのような成長を』というテーマで、コンテンツ発信と支援サービスを展開しています。この記事では、実践的なビジネスノウハウを、できるだけわかりやすくお伝えしていきます。

求人を出し、スカウトのサービス(登録した求職者に会社の側から声をかけ、面談の機会をつくる求人サービス)も契約したものの、採用を担当する人がほかの仕事と兼務していて、スカウトの送信や応募者への返信まで手が回らないことがあります。社長が日々の仕事の合間に採用を受け持ち、応募者への連絡が遅れている会社もあります。

中途採用を行った従業員5人から299人の会社では、必要な人数を採れなかった会社が半数を超えました。リクルートワークス研究所の中途採用実態調査では、2025年度下半期にこの規模で中途採用を行った企業1,618社のうち、必要な人数を「確保できなかった」と答えた企業は51.9%で、「確保できた」の47.4%を上回りました。

採用の担当者の手が回らないときは、スカウトの送信、応募者への連絡と面接の日程調整、求人媒体の掲載と更新を、採用代行に任せる方法があります。任せた分、担当者は、面接と採否の判断、入社する人を迎える準備に時間を使えます。

採用代行は、こうした採用の実作業を社外に任せる業務代行で、RPO(Recruitment Process Outsourcing の略)とも呼ばれます。

任せるときは、求める人の条件と誰を採るかの判断は自社に残し、応募から入社までの記録を毎週受け取る頼み方をおすすめしています。記録が自社に残ると、どの媒体とどの文面から採用につながったかが、代行をやめたあとも分かります。

この記事は、「採用代行」について、2種類の読者に向けて書きました。1つは、採用代行に何を任せられるのか、まだイメージを持てていない方です。もう1つは、イメージはあるものの、社内で時間を作って進められるのか、外部の専門家に頼むべきか迷っている方です。

前半は、まだイメージを持てていない方に向けて、私たち(ローカルグローススタジオを運営するつなぐスタジオ)が製造卸の会社の採用で行っている求人媒体の運用と、採用代行に任せられる作業、何を目的にし、どこから始めるかを書きました。

後半は、外部に頼むか迷っている方に向けて、社内で進める範囲と外部に頼む範囲の境目、外部への頼み方と契約の前に決めること、費用、目標にする数字と納品物の確かめ方を書きました。

この記事で分かること

まだイメージがない方向け

  • Wantedlyでの職種ごとの求人の運用などの私たちの支援事例の紹介
  • 採用代行にはスカウトの送信と応募者への連絡までを任せ、誰を採るかは自社で決める
  • 目的は、担当者が兼務していても、スカウトと応募者への連絡を毎週続けること
  • まず、採用の仕事にかかる1週間の時間と、応募から最初の連絡までの日数を書き出す

イメージはあるが次の一手に迷う方向け

  • 求人の掲載状況の表を作り、スカウトの記録をつけるまでは自社ででき、連絡を続ける人手が足りなければ代行に頼むと早い
  • 求人票と媒体が決まっていれば連絡だけを、決まっていなければ設計から頼む
  • 料金は、月額に含まれる作業と、媒体の掲載料を含むかをそろえて比べる
  • 目標は、連絡の速さ、返信率、採用数、1人あたりの費用を、頼む前と比べて決める
  • 納品物は、報告に翌週に変える点があるかと、応募者の記録が自社に残っているかで確かめる

1. 採用代行には、スカウトの送信と応募者への連絡までを任せ、誰を採るかの判断は自社に残す

私たちは職種ごとの求人の運用を受け持ち、載せる原稿の中身を会社が確かめられるようにしている

私たちは、採用を支援している製造卸の会社で、Wantedly(会社の考え方を載せて募集する求人サービス)の運用を受け持ち、職種ごとに別々の求人を載せています。

求人の原稿は、職種ごとに1列ずつ並べた管理表にまとめています。原稿の列の隣には、会社の担当者が原稿への意見や依頼を書き込む列を置き、載せる原稿の中身を会社が確かめられるようにしています。

採用代行には面接の前までの作業を任せ、面接と採否は自社が受け持つ

私たちの採用代行に任せられることと、それぞれによって自社でできるようになることは、次のとおりです。

任せられること中身自社でできるようになること
求人票職種ごとの仕事の内容、条件、求める経験を書いた原稿ですどの媒体にも同じ内容で載せられます
媒体ごとの掲載状況の表媒体ごとに、載せている求人、止めた求人、直した日を書いた表です募集を止めたときに、どの媒体を直すかが分かります
スカウトの送信送る相手の条件に合う人の経歴を読み、文面を送ります担当者が経歴を読む時間を、面接に回せます
応募者への連絡と、応募の進み具合の管理応募者への連絡と面接の日程調整を行い、応募ごとに、経路、連絡した日、選考の結果を記録して、毎週共有します媒体ごとに、応募から採用までの数を出せます

スカウトは経歴を1人ずつ読んで文面を書く作業なので、時間が限られる会社は外部に任せることを検討できる

採用媒体の有効な活用ステップでは、スカウト型の媒体を使うと、求職者の職務経歴書を一人ひとり確認し、自社に合いそうな人を見極め、個別にメッセージを作って送る業務が生まれると書きました。

同じ記事では、この業務を外部に任せるRPOやスカウト代行と呼ばれるサービスが増えていることにも触れ、採用の担当者の時間が限られる会社が検討してよい選択肢の1つとして挙げています。

2. 何を目的にするか

目的は、担当者がほかの仕事と兼務していても、スカウトと応募者への連絡を毎週続けられるようにすること

採用の担当者がほかの仕事と兼務していると、忙しい週にスカウトの送信と応募者への返信を後回しにすることがあります。採用代行を使う目的は、担当者の時間を増やさずに、この連絡を毎週続けることです。

連絡の作業を社外に任せた分、担当者の時間は、面接と採否の判断と、入社する人を迎える準備に使います。面接に出る現場の社員の予定も、空いている曜日と時間帯を先に決めておけば、代行会社が日程を入れられます。

求める人の条件と採否は自社で決め、応募者の記録は自社に残す

採用代行に任せても、どんな人を求めるかと、誰を採るかは自社で決めます。代行会社は、その条件に沿ってスカウトを送り、応募者に連絡します。

応募者の記録と媒体の掲載の状況は、自社の採用管理システム(応募者の情報と選考の進み具合をまとめて管理するサービス)か、自社のExcelやGoogleスプレッドシートに残してもらいます。代行会社を替えたりやめたりしても、どの媒体とどの文面から採用につながったかを社内で引き継げます。

3. どこから始めるか

まず、採用の仕事にかかる1週間の時間と、応募から最初の連絡までの日数を書き出す

採用代行を頼むかどうかを決める前に、採用の仕事にどれだけ時間を使い、応募者への連絡がどれだけ遅れているかを書き出します。費用はかからず、ExcelやGoogleスプレッドシートで進められます。

1. 採用を受け持つ人ごとに、直近1週間の時間を、求人票と媒体の更新、スカウトの送信、応募者への連絡と日程調整、面接、社内の調整に分けて書きます

2. 直近の応募者について、応募があった日と最初に連絡した日を並べ、何日かかったかを出します

3. 媒体ごとに、載せている求人と、スカウトの送信数、返信数、応募数、面接数、採用数を書きます

応募の記録や応募者とのメールをChatGPTやClaudeなどのAIに読ませて、応募があった日と最初に連絡した日の一覧に整理させることもできます。応募者の名前や連絡先が入った記録を読ませる時は、AIに入力してよい情報の決まりを先に社内で決めておきます。

書き出した時間を見て、スカウトと応募者への連絡の時間を週の予定に先に入れられそうなら、採用代行を頼む前に、その時間で連絡を毎週続けられるかを自社で試せます。

応募者の情報を1か所にまとめ、媒体ごとの応募と採用の数を出せるようにする

応募者の情報を1か所にまとめておくと、自社で続ける場合も、あとで代行会社に頼む場合も、媒体ごとの応募と採用の数を同じ場所から出せます。まとめる先には、ExcelやGoogleスプレッドシートのほか、無料の採用管理システムも使えます。

地方企業の採用力を高める!無料採用ツールの活用法では、engageやAirワークのような無料の採用管理システムを使うと、複数の無料の求人媒体に一度に載せられ、Excelで管理していた応募者の情報をまとめられると書きました。

4. どこまで自社でやり、どこから外部に頼むか

求人の掲載状況の表を作り、スカウトの記録をつけるまでは自社ででき、連絡を続ける人手が足りなければ代行に頼むと早い

採用の仕事にかかる時間と、応募から最初の連絡までの日数を書き出し、媒体ごとの掲載状況の表を作るところまでは、自社で進められます。求人を複数の媒体に載せているものの、どの媒体にどの求人が載っているか、止めた求人が残っていないかが分からない会社も、この表で確かめられます。

スカウトを送っているものの、誰にどの文面を送ったかの記録がなく、返信率を出せない会社も、記録をつけることは自社で始められます。

採用の担当者がほかの仕事と兼務していて、スカウトの送信と応募者への返信が忙しい週に止まる場合は、まず週の予定に採用の時間を先に入れます。それでも続けられないときは、連絡を続ける人手が社内に足りないので、スカウトの送信と応募者への連絡を代行に任せると早く進みます。

記録はつけていても、記録を読んで、送る相手の条件と文面、求人票を直す人が社内にいない場合は、直す役を専門家に頼むと早く進みます。

連絡の時間を週の予定に入れて続けられれば社内で進め、続かないときや連絡の量が多いときは外に頼む

選択肢向いている会社進め方と注意点
自分で進める採る職種が少なく、社長か採用の責任者が、スカウトと応募者への連絡の時間を週の予定に先に入れられる会社です応募から最初の連絡までの日数と、媒体ごとの応募と採用の数を記録しながら進めます
社内で担当を決める毎年続けて採用し、総務や人事に採用を受け持てる人がいる会社です担当が採用に使う時間を、ほかの仕事とは分けて先に決めます。担当がほかの仕事に戻されると、連絡が止まります
外に頼む採用の担当者がおらず、社長が週の予定に入れても連絡が続かない会社、職種が多く連絡の量が多い会社です記録を読んで直す人が社内にいないまま、連絡の作業だけを頼むと、求人票と媒体を直す人がどこにもいなくなります。毎週の報告に、翌週に変える点を書いてもらいます

5. 外部に頼むときの3つの頼み方と、頼む前に決めること

求人票と媒体が決まっていれば連絡だけを、決まっていなければ設計から頼む

採用の実作業を頼める相手には、採用代行を専門にする会社のほか、スカウトの代行も行う人材紹介会社や、個人でスカウトの代行を請け負うフリーランスがあります。頼み方は、大きく次の3つに分かれます。

頼み方何を頼むか納品物向いている会社
応募者への連絡と日程調整だけ応募へのお礼、面接の日程調整、選考結果の連絡を、自社で決めた文例と手順で行ってもらいます連絡の記録と、面接の予定の一覧です求人票と媒体は決まっていて、応募者への連絡の手が足りない会社です
スカウトの送信と媒体の運用まで連絡に加えて、自社で決めた条件でスカウトを送り、媒体の掲載と更新を行ってもらいます連絡の記録に加えて、スカウトの送信と返信の記録、媒体ごとの掲載状況の表ですスカウトのサービスを契約しているものの、送る時間がない会社です
求人票と媒体の設計から毎週の見直しまで求人票と使う媒体を一緒に決め、スカウトと応募者への連絡を行ってもらい、毎週の記録から求人票と媒体を直してもらいます求人票、媒体ごとの掲載状況の表、スカウトと応募の記録、毎週の報告ですどの媒体と文面なら求める人から応募が来るかが分かっていない会社です

私たちの採用代行は、このうち「求人票と媒体の設計から毎週の見直しまで」に当たります。

頼む前に、代行会社に渡す条件と、自社に残す判断を決めておく

代行会社が自社と同じ基準でスカウトを送り、応募者に連絡できるように、頼む前に次のものを決めて書面で渡します。

決めておくもの中身
求める人の条件職種ごとに、必要な経験と歓迎する経験、スカウトを送る相手の条件を書きます
採否を決める人と、面接を入れてよい日時書類選考と面接の合否を決める社内の人と、面接に出る人の空いている曜日と時間帯です
連絡の文例と、答えてよい範囲応募へのお礼、面接の案内、選考結果の連絡の文例と、給与や勤務地の質問にどこまで答えてよいかです
スカウトを送らない相手過去に選考した人など、スカウトを送らない相手の条件です
記録の置き場と、媒体のアカウント応募者の記録を残す採用管理システムかExcelやGoogleスプレッドシートと、媒体のアカウントを持つ名義です
掲載を直す人募集を止めたときや条件を変えたときに、どの媒体の掲載を自社と代行会社のどちらが直すかです

掲載を直す人を決めていないと、どちらも直さないまま、止めた求人が媒体に残ることがあります。求人の情報を正確で最新の内容に保つことは、募集する会社の義務です(職業安定法第5条の4)。

頼んだ相手の会社や個人が、報酬を受けて自社の求人への応募を勧める形になる場合は委託募集として自社に、求職者を探して自社に紹介する形になる場合は職業紹介として相手に、許可が要ることがあるので、契約の前に労働局に確かめます。

契約の書面に、指示の出し方と、応募者の情報の扱いを書いておく

代行会社の担当者に自社が直接指示を出して作業させると、請負や業務委託の形の契約でも労働者派遣に当たるおそれがあるため、直してほしいことは代行会社の責任者を通して伝える進め方を契約に書いておきます。

応募者は自社の採用のために情報を出しているので、代行会社に渡す情報は業務に必要な項目に絞り、採用のためだけに使うことも契約に書きます。

6. 費用

自社で進める場合も有料の媒体やスカウトのサービスには料金がかかるので、頼む前に、1人を採るのにかかった費用を出しておく

無料の採用管理システムを使えば、無料の求人媒体への掲載と応募者の管理は費用をかけずに始められます。ただし、自社で進める場合も、有料の媒体やスカウトのサービスを使うなら、その料金がかかり、担当者がスカウトと応募者への連絡に使う時間もかかります。

頼む前に、有料の媒体やスカウトのサービスの料金を採用した人数で割って、1人を採るのにかかった費用を出しておきます。代行を頼んだあとは、代行の費用と媒体の費用の合計を採用した人数で割り、この費用と比べます。

採用代行の料金は、月額に含まれる作業、職種と応募件数の上限、掲載料を含むかをそろえて比べる

採用代行の料金の目安を公式サイトに載せている会社を2社挙げます。各社の公式サイトなどWEB上の情報(2026年10月20日閲覧)によると、次のとおりです。

  • ネオキャリア: 応募者への対応を任せる場合の目安を、月額38.5万円からとしています(税込か税別かの記載はありません)
  • マルゴト株式会社: 採用業務の代行の「まるごと人事ライト」を、月額30万円(税別)、初期費用10万円(税別)としています

2社の料金には、月額に含む作業や、職種の数と応募の件数の想定、媒体の掲載料を含むかといった条件が付いています。そのため見積もりは、月額に含まれる作業、職種の数と応募の件数の上限、媒体の掲載料と人材紹介の手数料を含むかをそろえて比べます。代行の費用と媒体の費用の合計を採用した人数で割ると、1人を採るのにかかった費用が出るので、人材紹介の手数料と比べられます。

私たちは、採用代行を、採用体制を改善する個別のプロジェクトとしてお受けしている

私たちがお受けしている採用のご依頼は、成果報酬型の人材紹介契約から、採用体制を改善する個別のプロジェクトまでです。採用代行は個別のプロジェクトとしてお受けし、求人票と媒体を整えたうえで、スカウトの送信と応募者への対応を代行します。

人材紹介での採用が向いている職種には、成果報酬型の人材紹介契約(タレントグローススタジオ、手数料は理論年収の25%)で候補者を紹介します。理論年収は、月給の12か月分に賞与などを足した年収です。どの形が合うかは、まず無料相談でお話を伺ってから決めています。

7. 目標にする数字と、納品物の確認のしかた

目標は、最初の連絡までの日数、スカウトの返信率、採用数、1人あたりの費用を、頼む前と比べて決める

無料採用ツールの記事では、採用活動の効果を見る指標として、応募数と採用数の推移、採用1名あたりのコスト、応募者の質(スキルの合い方)の3つを挙げました。

採用代行の目標は、このうち「応募数と採用数の推移」と「採用1名あたりのコスト」の2つに、応募者への連絡の速さとスカウトの返信率を加えて決めます。スカウトの返信率や、応募から採用までの割合は、職種と媒体によって変わるので、頼む前の自社の数字を出しておき、それと比べます。

目標測り方見方
応募から最初の連絡までの日数応募ごとに、応募の日と最初に連絡した日を記録します頼む前に出した日数と比べます
スカウトの返信率文面ごと、送る相手の条件ごとに集計します返信率が低い文面と条件を、翌週に変えたかを見ます
面接数と採用数媒体ごとと、経路(スカウトか、求人への応募か)ごとに集計します応募が増えても面接に進む数が増えなければ、送る相手の条件か求人票を見直します
1人を採るのにかかった費用代行の費用と媒体の費用の合計を、採用した人数で割ります頼む前の費用や、人材紹介の手数料と比べます

納品物は、毎週の報告に翌週に変える点があるかと、応募者の記録と掲載状況の表が自社に残るかで確かめる

確かめること見方
毎週の報告に、数と翌週に変える点が書かれているかスカウトの送信と返信、応募、面接の設定、辞退の数と理由、翌週に変える文面や条件が書かれているかを見ます
応募者の記録が自社に残っているか応募者ごとに、経路、連絡した日、選考の結果が、自社で見られる採用管理システムか、ExcelやGoogleスプレッドシートにあるかを見ます
媒体ごとの掲載状況の表があるか載せている求人、止めた求人、最後に直した日が、媒体ごとに分かるかを見ます
連絡が渡した文例に沿っているか応募者への連絡が、渡した文例と、給与や勤務地の質問に答えてよいと決めたことに沿っているかを見ます
契約が終わったときに引き継げるか求人票、スカウトの文面、記録、媒体のアカウントを自社に戻す手順が決まっているかを見ます

ローカルグローススタジオの観点

採用媒体の活用ステップの記事では、採用活動を、無料や低価格のサービスで求人情報を載せる場所を整える段階、採用管理システムで応募者を管理する体制づくり、有料の求人媒体、成果報酬型の人材紹介の順に、段階を追って進める考え方を書きました。

採用代行も、同じ考え方で進めます。いきなりスカウトの送信から始めず、求人票と無料の媒体、応募者の記録の置き場を整えてから、スカウトと応募者への連絡の代行に進みます。

無料採用ツールの記事では、採用管理システムで作った求人の内容をハローワークの求人にもそのまま載せると、内容の一貫性を保てると書きました。代行会社が複数の媒体を運用するときも、求人票を1つ決めてから各媒体に載せると、媒体ごとに説明が食い違いません。

そのため私たちの採用代行では、誰を採るかは頼む会社が決め、私たちは求人票と媒体の設計から毎週の見直しまでを受け持って、次の順で進めます。

1. 求人票と媒体を整え、スカウトを送る相手の条件と連絡の文例を一緒に決めます

2. スカウトの送信と、応募者への連絡や面接の日程調整を代行します

3. 応募の進み具合を毎週共有し、選考に進んだ割合から求人票と媒体を直します

採る職種を決めるための必要ポジション分析、求人票作成、応募から入社までの段階を見直す採用プロセス設計も、別のメニューとしてお受けしています。

事例

公開されている事例では、連絡は社内の専任の担当者が受け持ち、媒体と文面は外部の専門家の助言を受けた

社内で連絡を受け持つ人を置いたうえで、外部の専門家にどこを頼んだかの例として、厚生労働省「地域で活躍する中小企業の採用と定着 成功事例集」(2024年3月)の事例を紹介します。

宮城県気仙沼市で漁具や船具を販売するアサヤ株式会社(従業員83名)では、社長が通常の業務の傍らで採用の業務を担っていたため、応募者への反応が滞り、それが応募者の志望の意欲を下げる一因になっていました。2022年に採用の方法を見直し、専任の採用担当者を置いて、応募者に速く対応できるようにしました。一次面接は、社長に代わって現場の責任者が受け持っています。

求人の掲載媒体の精査と、募集記事の書き方の指導は、東北を拠点とする人事コンサルタントに協力を仰いでいます。事例集は、ハローワークインターネットサービスの直接リクエスト機能で採用担当者から求職者に直接連絡することと、このコンサルタントの協力を合わせた取り組みの結果として、2022年から1年を通じた応募が50人に増え、1年間で12名を採用したと紹介しています。

連絡を受け持つ人を社内に置ける会社は、連絡は自社で続け、媒体の選び方と募集記事の書き方の指導だけを外部の専門家に頼む形も選べます。

自社で進められることと、相談したほうが早いこと

採用の仕事の時間を書き出すこと、応募から最初の連絡までの日数を出すこと、応募者を無料の採用管理システムでまとめることは、専門家に費用を払わずに自社で進められます。

  • 採用を受け持つ人の1週間の時間を、求人票と媒体の更新、スカウトの送信、応募者への連絡と日程調整、面接、社内の調整に分けて書き出します
  • 直近の応募者について、応募の日と最初に連絡した日を並べ、何日かかったかを出します
  • 媒体ごとに、載せている求人と、スカウトの送信数、返信数、応募数、面接数、採用数を1つの表にまとめます
  • 求める人の条件、採否を決める人、面接を入れてよい日時、連絡の文例を書き出します

ここまでを自社で進めておけば、外部に頼むときに、時間の書き出し、媒体ごとの数の整理、連絡の文例づくりを頼む範囲に含めずに済みます。

一方で、外部に頼むほうが早く進むのは、次のような状況です。

  • 社長が採用を兼務していて、スカウトと応募者への連絡の時間を週の予定に入れても続かないときです
  • スカウトを送っても返信が少なく、送る相手の条件と文面、求人票のどれを直すかを決められないときです
  • 職種が多く、複数の媒体の掲載と応募者への連絡を、毎週決まった手順で続けたいときです

私たちは採用代行を、採用体制を改善する個別のプロジェクトとしてお受けし、求人票、媒体ごとの掲載状況の表、スカウトの送信、応募の進み具合の管理を担当します。人材紹介での採用が向いている職種には、成果報酬型の人材紹介契約(タレントグローススタジオ、手数料は理論年収の25%)で候補者を紹介します。

詳しくはプロジェクト発注のページにまとめました。採用の仕事の時間と、応募から最初の連絡までの日数を書き出してみて、スカウトや応募者への連絡の手が足りないと感じたときは、まずは無料相談でお話を聞かせてください。

参考資料

まとめ:採用の手が回らないときは、スカウトと応募者への連絡を任せ、誰を採るかの判断と応募者の記録は自社に残す

採用の担当者がほかの仕事と兼務していて、スカウトの送信や応募者への返信まで手が回らないときは、その連絡の作業を採用代行に任せ、担当者の時間を面接と採否の判断に使えるようにする方法があります。

最初の一歩は、採用の仕事にかかる1週間の時間と、応募から最初の連絡までの日数を書き出すことです。連絡の時間を週の予定に入れられそうなら、まず自社で試せます。

試しても続けられないときや、記録を読んで求人票と媒体を直す人が社内にいないときは、外部に頼んだほうが早く進みます。頼むときは、求める人の条件、採否を決める人と面接の日時、連絡の文例、記録の置き場を先に決めておきます。

契約には、指示を代行会社の責任者を通して出すことと、応募者の情報を採用のためだけに使うことを書きます。料金は、月額に含まれる作業、職種の数と応募の件数の上限、媒体の掲載料を含むかをそろえて比べます。

納品物は、毎週の報告に翌週に変える点が書かれているかと、応募者の記録と媒体ごとの掲載状況の表が自社に残っているかで確かめます。その記録があれば、どの媒体とどの文面から採用につながったかを、代行をやめたあとも社内の担当者が引き継げます。

「ビジネス知の機会格差をなくす」という私たちのミッションに向けて、これからも実践的で価値ある情報を発信していきます。この記事の内容について、さらに詳しく知りたい方は、ぜひご連絡ください。